E-Government
Eine Frage der Ressourcen: Ursulina Kölbener verleiht der Innerrhoder Digitalisierung Schub

Im Juli verabschiedete Innerrhoden als letzter Kanton der Ostschweiz eine Digitalisierungsstrategie. Die Digitalisierungsbeauftragte Ursulina Kölbener sagt, dass Innerrhoden nicht mal so weit hinterherhinkt.

Selina Schmid
Drucken
Ursulina Kölbener sagt, in Bezug auf Digitalisierung sei Innerrhoden solide im Mittelfeld.

Ursulina Kölbener sagt, in Bezug auf Digitalisierung sei Innerrhoden solide im Mittelfeld.

Bild: Selina Schmid

«Appenzell Innerrhoden ist beim Thema Digitalisierung nicht so weit hinter den anderen Kantonen, wie wir denken», sagt Ursulina Kölbener. Sie ist die Beauftragte digitale Verwaltung Appenzell Innerrhodens. Seit Februar baut sie die Brücke zwischen den Verwaltungsangestellten und neuen IT-Möglichkeiten.

Im Juli hat die Standeskommission die E-Government-Strategie verabschiedet. Die Digitalisierung sei ein wichtiges Handlungsfeld, schrieb die Standeskommission in der Medienmitteilung. Mit der Strategie solle die Grundlage für eine zielgerichtete digitale Transformation der Verwaltung und die Gerichte geboten werden. Damit ist Innerrhoden der letzte Ostschweizer Kanton, der eine solche Strategie verabschiedet hat.

Kanton arbeitet mit Bezirken zusammen

Überhaupt befindet sich Innerrhoden gemäss dem kantonalen Digitalisierungsindex von 2018 im Vergleich zu anderen Kantonen im hinteren Mittelfeld. Als Ursulina Kölbener im Februar die Stelle antrat, gelangte sie zu einem anderen Urteil:

«Wir liegen solide im Mittelfeld.»

Künftig soll mit Hilfe digitaler Mittel für Bevölkerung und Unternehmen möglich werden, zeit- und ortsunabhängig amtliche Geschäfte zu erledigen und auf Leistungen des Staates zuzugreifen. Der Kanton hat fünf Schwerpunkte definiert, die er zwischen 2023 und 2027 angehen will.

Etwa sollen elektronische Zahlungsmöglichkeiten für Rechnungen ausgebaut oder Formulare digitalisiert werden. Die Bevölkerung soll stärker einbezogen werden, Vernehmlassungsverfahren optimiert, Verwaltungsdaten publiziert und ein digitales Amtsblatt geprüft werden. Zudem sollen interne Prozesse angegangen werden, etwa sollen Daten verschiedener Ämter künftig unkompliziert verwaltet werden können. Die Strategie gilt für die kantonale Verwaltung und die Gerichte, doch soll mit Bezirken und anderen Organisationen im Informatiknetz des Kantons zusammengearbeitet werden.

Digitalisierungsgesetze müssen warten

Für die Umsetzung hat die Standeskommission den Fachbereich digitale Verwaltung, bestehend aus der 28-jährigen Ursulina Kölbener, geschaffen. Kölbener hatte für die Stelle einen «megacoolen Job» beim Herisauer IT-Dienstleister Geoinfo aufgegeben. «Mich hat die Herausforderung gereizt, bei diesem Prozess von Anfang an dabei zu sein und strategisch mitzusteuern.»

Ihre Aufgabe sei, die Übersicht über laufende Projekte zu wahren, dafür zu sorgen, dass die Systeme aufeinander abgestimmt sind und die Komponenten zu finden, welche dem Kanton fehlen. Etwa müsse der Kanton rechtliche Grundlagen schaffen, wie ein Gesetz, welche eine elektronische Signatur ermöglicht. Kölbener sagt: «Die Rechtsabteilung erarbeitet eine neue Kantonsverfassung, darum muss das Digitalisierungsgesetz warten.» Sie hofft, 2023 damit beginnen zu können.

Sie arbeitet im 80-Prozent-Pensum, nebenbei studiert sie an der Universität Luzern Computational Social Sciences im Master. Kölbener kennt die kantonale Verwaltung, denn nach der Lehre als Kauffrau arbeitete sie einige Jahre im Amt für Berufsbildung und -beratung. Daher habe sie gewusst, dass einige Abläufe Optimierungspotenzial haben, sagt sie.

Bisher fehlte die Koordination

Bisher seien die Anstösse der Digitalisierung primär von neuen Angestellten gekommen, die Erfahrungen aus Unternehmen mitbrachten, welche in der Digitalisierung weiter fortgeschritten waren, so Kölbener. «Der Stand der Digitalisierung ist nicht schlecht. Wo Bedarf bestand, wurden Projekte umgesetzt. Die kurzen Wege und die Geschwindigkeit bei der Umsetzung sind der grosse Vorteil unserer Verwaltung.» Jedoch fehlte die Koordination und so die Kompatibilität zwischen den Ämtern. «Digitalisierung ist immer eine Frage der Ressourcen und der Priorität. Bisher hatte niemand dafür die Zeit», sagt Kölbener.

Dazu komme, dass digitale Kompetenzen der Angestellten heterogen seien, so Kölbener. Sie erklärt: «Manche interessieren sich für neue Werkzeuge, anderen bereitet es Mühe, wenn ein E-Mail-Programm durch Updates neu aussieht.» Darum sei das Intranet für Kölbener besonders wichtig. Zweimal pro Monat veröffentlicht sie Beiträge zu Themen wie IT-Sicherheit oder wie man Besprechungskategorien in Outlook richtig verwendet.

«Manche fürchten vielleicht, dass sie mit neuen Mitteln nicht zugange kommen. Ich will den Angestellten aber zeigen, dass die Arbeit mit IT-Mitteln einfacher und effizienter wird.»

Eine Herausforderung sei die Grösse des Kantons. Kölbener sagt: «Wir haben nicht bei allen Leistungen die nötige Anzahl Transaktionen, die kritische Masse, um eine teure Software zu rechtfertigen.» Sie nennt das Beispiel eines Heimatausweises, der zwar über ein Onlineformular auf der Kantonswebsite bestellt werden kann. Via E-Mail geht die Bestellung an die Verwaltungspolizei. Dort muss nun jemand den Ausweis manuell ausdrucken, stempeln und per Post verschicken. Das könnte auch eine Software erledigen. Ob sich deren Anschaffung lohne, sei zu klären.

Mit anderen Kantonen zusammenarbeiten

Kölbener ist der Ratskanzlei angegliedert und arbeitet mit den einzelnen Ämtern zusammen. Grundsätzlich aber liege die Ausarbeitung bei ihr.

«Ich habe kein Team. Darum ist wichtig, dass ich mich mit Digitalisierungsbeauftragten anderer Kantone austausche.»

Die Digitale Verwaltung Schweiz biete Kölbener diese Plattform. Als Delegierte des Kantons Appenzell Innerrhoden wirkt Kölbener selbst mit.

Bereits bei der Ausarbeitung der E-Government-Strategie habe sie sich an den Strategien anderer Kantone orientiert. Behördenleistungen anderer Kantone inspirieren Kölbener. Sie nennt ein Beispiel: «Das statistische Amt Zürich publiziert Datensätze und interessante Analysen, welche der Bevölkerung, Firmen, der Politik, aber auch der Verwaltung neue Erkenntnisse ermöglichen.» Die Aufwertung von öffentlichen, anonymisierten und nicht vertraulichen Daten ist auch in Innerrhoden ein Handlungsschwerpunkt der E-Government-Strategie.

Der Fortschritt der Digitalisierung könne aktuell nur zum Teil in Zahlen gemessen werden. Vorerst misst Ursulina Kölbener die Entwicklung daran, wie die Verwaltung wahrgenommen wird und ob die Kundschaft zufrieden ist. «Grundsätzlich sollte unser Ziel sein, die Verwaltung schlank zu halten.»